Ove se upute uglavnom odnose na tekstualne dokumente. Međutim dio uputa se može primijeniti i na druge oblike: programski kod, proračunske tablice, grafički prikazi, web stranice i njihovi dijelovi, simulacije ,vizualizacije i slično.

To naročito vrijedi za nazivanje dokumenata, njihovo grafičko oblikovanje i veličinu.

I format zapisa je bitan element i kao temeljno pravilo treba nastojati koristiti standardne formate i one koji su otvoreni za slobodno i besplatno korištenje i čija je struktura poznata.